Geef je verhaal een duidelijke boodschap
Op de eerste dag van onze presentatietrainingen werken deelnemers aan hun eigen presentaties en verhalen. Eerst stellen ze vast voor wie de presentatie is bedoeld: bijvoorbeeld de commercieel directeur van hun organisatie, of degene die verantwoordelijk is voor de ICT-investeringen. En ze gaan na wat ze met hun verhaal willen bereiken: willen ze een nieuw productidee verkopen, of een verbeterde werkwijze introduceren? En dan komt de moeilijkste vraag: ‘Wat is de boodschap van je verhaal?’ Steevast valt de maker van de presentatie dan stil. ‘Tja, dat is een goeie vraag!’ roept ze dan. Of: ‘Ik heb wel een heleboel boodschappen!’ Ze heeft een heleboel slides verzameld, en weet echt heel veel over haar onderwerp. Maar toch kost het haar veel moeite om die kennis samen te vatten in één overkoepelende boodschap. Waarom is dat toch zo lastig? Daar zijn drie oorzaken voor.
Ten eerste is er de dwingende vorm. Een boodschap is een idee, en een idee kun je maar op één manier formuleren. Als een volzin, die vertelt waar het verhaal over gaat en wat er zou moeten gebeuren. Bijvoorbeeld:
- We kunnen ‘betalen met je mobiel’ in onze winkels introduceren.
- We moeten ons wagenparkbeheer uitbesteden aan Easylease.
- De resultaten over het derde kwartaal zijn conform de verwachtingen.
Dat klinkt heel eenvoudig maar dat is het niet. Want we denken niet in volzinnen en ideeën, maar in activiteiten, vragen en thema’s. Dus bovenstaande ideeën zitten niet zo concreet in ons hoofd als ik ze net heb opgeschreven, maar veel vager, bijvoorbeeld:
- Ik heb van alles uitgezocht over ‘betalen met je mobiel’ (activiteit)
- Wagenparkbeheer: hoe verder? (vraag)
- De resultaten over het derde kwartaal (thema)
De tweede reden dat een boodschap zich zo moeilijk laat vangen in een zin, is dat één zin zo ultrakort is. Alles moet erin staan, dus je bent al snel geneigd om een hele lange zin op te schrijven. Vol met mitsen en maren, voorwaarden en argumenten voor en tegen. Maar ja, dat werkt niet. In één zin precies de kern raken, dat is de opdracht. De boodschap moet echt concreet zijn. Interessant en informatief voor je publiek. Want het moet kort, maar té abstract is ook niet goed. Dan komen er vaagheden als:
- We kunnen de kwaliteit verbeteren
- We kunnen kosten besparen
- Er zijn resultaten behaald
De derde reden is dat de boodschap de bottom line is van je verhaal. Dus: het sluitstuk, datgene waar je verhaal op neerkomt als je alles hebt verteld. Die bottom line zit voor de maker aan het eind van zijn gedachten. Eerst komt een lange introductie, dan een kronkelpad langs vele mitsen en maren en dan, aan het eind, komt een conclusie. Die laatste conclusie, dát is de boodschap van je verhaal. En het vergt veel vooruitdenken en dóórdenken om die conclusie te vinden en onder woorden te brengen. We spreken niet voor niets van de bottom line: wat er overblijft onder de streep, aan het eind van de berekening. En de opdracht is om die bottom line als eerste te benoemen.
Het vergt altijd wat heen-en-weer praten voordat een presentator precies onder woorden heeft gebracht wat de boodschap is van zijn verhaal. Natuurlijk kun je je dan afvragen waarom je al die moeite zou doen. Waarom nemen we niet genoegen met het wat vage begin? Dan wordt gaandeweg het verhaal wel duidelijk waar we precies naar op weg zijn. ‘Zo neem ik mijn publiek stap voor stap mee in mijn gedachtegang, dat is toch prima? Anders geef ik alles direct weg! Dan is toch alle spanning uit mijn verhaal?’ vragen deelnemers dan hoopvol. Maar dat is niet zo. Een verhaal dat vaag begint en pas gaandeweg concreet wordt, is niet interessant en ook niet spannend. Je publiek wil na een korte introductie graag direct weten waar ze aan toe is, waar je verhaal op neer gaat komen. Als ze dat weten, zijn ze juist des te meer geïnteresseerd in je onderbouwing. En omgekeerd is het veel gemakkelijker om de juiste argumenten of stappen te selecteren als je een concrete boodschap hebt, dan wanneer je je zoekproces gaat navertellen.
Een scherpe boodschap werkt hetzelfde als een krachtige krantenkop. Je publiek wil meer weten. Het loont daarom de moeite om je af te vragen wat je boodschap is. Je helpt er jezelf mee doordat je veel duidelijker afbakent waar je verhaal precies over gaat. En je publiek zet je geheid vanaf het begin van je presentatie op het puntje van hun stoel.