“Dit moet echt een hele goede presentatie worden” mailt Olaf mij. “Het gaat over een jubileum van mijn vroegere directeur. Het bedrijf waar hij nu de leiding heeft vraagt mij een praatje te houden. Met slides.”
Olaf is een manager bij de innovatietak van een grote organisatie. Hij stuurde ooit vijf van zijn teams naar onze training. Maar nu gaat het over hemzelf. Hij eindigt met ‘Kunnen jullie mij helpen? Het is al over drie weken.”
Vijfhonderd mensen
Twee dagen later spreken wij elkaar bij een kop koffie. Hij is enthousiast, voelt zich vereerd, maar bekent ook een beetje zenuwachtig te worden. “Nou ja, praatje”, zegt hij, “dat is misschien wat te luchtig uitgedrukt. Ik krijg drie kwartier en er zitten zo’n vijfhonderd mensen in de zaal. Allemaal uit de industrie. Ze vroegen mij omdat ik nu zelf leiding geef aan innovatieprojecten.” Ze denken dat er wel een leuke link te leggen valt. Ik dacht dat moet niet zo moeilijk zijn. Ik heb wel nog aardig wat kant en klare slides die ik al eerder gebruikte. Maar toen ik er vorige week mee aan de slag ging liep ik vast. Ik heb zoveel materiaal en zoveel ideeën dat ik door de bomen het bos niet meer zie. Ik zou willen dat iemand mij helpt mijn gedachten te ordenen en oh ja, ook het presenteren met me oefent.”
Op de avond van de presentatie schiet het nog even door mijn hoofd: “nu begint Olaf ongeveer”, en ik wens hem in gedachten succes. Als ik het sms-je krijg met “Het ging helemaal goed. Veel dank!!, ben ik toch blij, al had ik het wel verwacht.
Storyboard en generale repetitie
Tussen dit gesprek en het sms-je hebben Olaf en ik elkaar twee keer gezien en een aantal keer met elkaar gemaild en gebeld. De eerste sessie maakten we samen het verhaal. Met een flip-over, stiften en kaartjes. Ik stelde vragen, Olaf vertelde en ik schreef zijn antwoorden op kaartjes. Wat wist hij over de mensen in de zaal? Wie zouden er nog meer spreken? Waarover? Welk gevoel wilde hij bij het publiek oproepen? En bij de jubilaris? “Als er één ding is dat iedereen zou moeten onthouden, wat is dat dan?”, vroeg ik hem. Dat gaf richting aan zijn denken. Aan het einde van de middag hing er een Storyboard met de volledige presentatie in kernzinnen. De belangrijkste boodschap in het midden. Daarnaast hing een tijdlijn waarop precies stond wanneer hij wat zou zeggen met welke slide erbij. Olaf fotografeerde alles en vertrok opgewekt naar huis.
In de dagen erna mailde Olaf mij de tekst en namen we die telefonisch nog een keer door. Naar de tweede sessie nam hij, allemaal nieuwe!, slides mee. De beamer ging aan en Olaf oefende met mij als publiek en coach zijn presentatie een paar keer. Soms liet ik hem even stoppen om een stukje op een andere manier uit te proberen. Net zo lang tot het ‘vanzelf’ leek te gaan. Twee dagen later zou de presentatie zijn. Die avond kreeg ik een sms-je met “Het ging helemaal goed”…
Wil jij ook onverdeelde aandacht voor jouw belangrijke presentatie?
Heb jij ook een presentatie voor de boeg? Wil je onverdeelde aandacht om daar een succes van te maken? Waar je ook behoefte aan hebt, de structuur, je slides ontwerpen, het presenteren oefenen, of alle drie? Wij staan voor je klaar!