Tips > Pyramid Principle > Hoe kun je in 10 minuten een jaarplan presenteren aan 500 medewerkers?

Een van de leukste aspecten van mijn werk is het contact met deelnemers na afloop van de training. We stimuleren dat heel bewust: iedereen die bij ons een training volgt krijgt 6 maanden gratis onbeperkt nazorg in de vorm van tips en feedback. Zo vergroten we het effect van onze trainingen, maar krijgen we ook waardevolle inzichten in hoe presentaties tot stand komen. Zo kreeg ik onlangs het volgende mailtje van Anneke, die net de training Presenteren met Een IJzersterk Verhaal had afgerond. “Beste Floris, is het mogelijk vandaag ergens kort contact te hebben. Ik heb een opdracht gekregen en zou graag even met je willen sparren om te kijken wat verstandig is qua aanpak.” Natuurlijk was ik nieuwsgierig en ik belde haar dan ook direct.

Wat was het geval: Anneke’s manager had haar gevraagd om de slides van een presentatie te bekijken en eventueel te verbeteren. De presentatie was bedoeld om de 500 medewerkers van de organisatie in 10 minuten mee te nemen in het jaarplan voor 2021.

Er bleven 2 slides over 

We bekeken het deck van 14 volgepakte slides. Deze inhoud kon nooit in 10 minuten verteld worden. Maar wat konden we weglaten? We besloten ons te concentreren op concrete informatie over het jaarplan. We zochten antwoord op twee vragen: ‘Wat willen we bereiken in 2021?’ En: ‘Hoe gaan we dat doen?’. Toen we de informatie door deze zeef haalden, bleven er twee slides over. De rest van de informatie? Die ging niet over het plan, maar over de totstandkoming van het plan. Maar liefst 12 van de 14 slides gingen over het denkproces dat het management had gevolgd. Wat is onze visie, waar zijn we goed in, hoe kijkt de klant naar ons, wat is een manier om klantbehoeften om te zetten in dienstverlening, wat betekent dat voor 2021, etc.

Toen we deze focus hadden gevonden, is Anneke aan de slag gegaan. Ze maakte een nieuwe verhaallijn om het jaarplan veel duidelijker over het voetlicht te brengen. En ze maakte wat conceptslides om die verhaallijn zichtbaar te maken. Vervolgens wist ze een afspraak in te plannen om samen met haar manager haar versie van de presentatie te bespreken. Een paar dagen later schreef ze:  “Het is gelukt met een paar sheets een verhaal neer te zetten. Gisteren mijn voorstel besproken met mijn manager en zij was helemaal blij. Heb haar een spiegel voorgehouden. Duidelijk is dat zij heel goed in haar hoofd heeft waar ze naar toe wil. En stiekem is ze daar al. Maar nu moet ze haar omgeving nog meenemen. En dat is lastig. Er is een BlackBelt consultant waarmee ze alles hebben opgesteld. Heel blauw gemaakt allemaal en iedereen doet wat. Maar samenhang is er niet en een stappenplan hoe medewerkers mee te nemen is er ook niet. Maar afgesproken dat ik daarbij ga helpen.”

Laat het ‘maakproces’ van je plan weg

Wat een successen: mijn deelnemer had zich met één afspraak weten op te werken van ‘iemand die wel even naar de slides kijkt’ tot ‘lid van het implementatieteam’. En haar manager leerde dat als je een plan wilt presenteren en onderbouwen aan je team, je dan het maakproces kunt weglaten. Focus op je plan zelf: zet een uitdagend en begerenswaardig doel neer. Laat zien hoe je medewerkers dat doel gaan bereiken. Laat de impact zien op hun werk: wat wordt er leuker, wat wordt spannender? Met zo’n insteek maak je je publiek écht enthousiast en betrokken.

• Pyramid Principle