Na een wervende aankondiging stap je energiek het podium op. Vol zelfvertrouwen kijk je de zaal in en check je de microfoon: ‘Goedemiddag! Kunt u mij goed verstaan? Ook achterin?’ Je activeert je laptop om je eerste slide te laten zien. En dan blijft het projectiescherm zwart. ‘Oei, nu laat de techniek ons even in de steek. Is er iemand die dit kan oplossen?’ Nadat de verbinding tussen scherm en laptop is hersteld kun je eindelijk beginnen. Helaas met minder zelfvertrouwen en energie…
Herkenbaar? Het is mezelf overkomen, terwijl ik toch echt vooraf had getest of mijn presentatie goed werd geprojecteerd. En dat brengt ons meteen bij de eerste pech situatie (en hoe je deze voorkomt!).
Laptops gaan standaard na een minuut of tien in de ‘slaapmodus’ en verbreken dan de verbinding met het scherm. Hoe je dit voorkomt: stel die ‘slaapmodus’ dus vooraf in op enkele uren.
Pech situatie twee: de klikker werkt ineens niet meer. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Meestal is het de batterij. Neem dus altijd een reservebatterij mee. Raden we zeer aan, want met een klikker week je zeker dat je niet vastplakt aan je laptop.
Soms deed je klikker het thuis wel, maar niet op de laptop van de organisatie. Dan is die laptop beschermd tegen USB-apparatuur. In dat geval zul je de organisatie moeten vragen om een van hun eigen klikkers te lenen, of alsnog je eigen laptop aansluiten. Je kunt er ook voor kiezen om bij je laptop te staan en de pijltjestoets te gebruiken (gebruik niet je draadloze muis).
De oorzaak: het WiFi-signaal is op de plek en/of op het moment waarop je presenteert niet sterk genoeg. Onze tip: zet je filmpje niet alleen als link op je slide, maar ook gedownload op je laptop. En zet het op een USB-stick als je met een andere laptop presenteert. Check weer vooraf of alles op die manier werkt – zie ook de vorige tip.
Spreek je met microfoon? Vraag de organisatie om een reservemicrofoon klaar te leggen. Valt ook de reservemicrofoon uit? Laat je publiek zo dicht mogelijk bij je zitten – ze zullen sowieso geconcentreerder (en stiller) gaan luisteren.
Spreek je zonder microfoon? Controleer of je overal in de ruimte goed te verstaan bent. Houd er rekening mee dat dat een volle vergaderzaal nauwelijks galmt en dus meer vergt van je stem.
En als je een filmpje met geluid wilt afspelen, check dan vooraf of de geluidsversterking het doet.
Je hebt een slide waarin de elementen stap voor stap verschijnen – ook dat raden we aan omdat je publiek dan niet ‘vooruit kan lezen’ en de slide dan overzichtelijk blijft. Maar ineens gaat je mooie animatie haperen, of verschijnen de onderdelen juist veel te snel na elkaar. De oorzaak zit in de haperende draadloze verbinding met het scherm. Verbind bij voorkeur met een HDMI-kabel als je animaties gebruikt. Is dat niet mogelijk? Vervang dan de ene slide met de animaties door een serie slides waarin iedere slide telkens een stukje meer informatie laat zien. Je publiek ziet het verschil niet en dit werkt ook draadloos uitstekend.
Is de verbinding tussen je laptop en je scherm niet meer te herstellen? Realiseer je dan dat slides echt niet onmisbaar zijn, en dat leuke filmpje al helemaal niet. Natuurlijk kun je prints meenemen van je meest essentiële slides. Maar veel beter: vertel je verhaal zonder slides. Zet sleutelbegrippen op een whiteboard of flipover en teken er pijlen en lijnen tussen om relaties uit te drukken. Neem dus altijd een paar whiteboardstiften mee!