“Schrijven wij écht zo?” was de reactie van een deelnemer toen ik een passage uit een intern document op het scherm projecteerde. Hij keek onthutst naar de zinnen die vol stonden met ambtelijke taal. Het projecteren van (delen van) eigen geschreven documenten is een vast onderdeel van onze training ‘Doeltreffend schrijven’. Op die manier zetten we de deelnemers in de schoenen van hun lezers en dat leidt vaak tot hilarische taferelen en prachtige eyeopeners.
De desbetreffende deelnemer was eerst behoorlijk sceptisch over mijn advies om ‘ambtelijke’ of ‘vage’ woorden te vermijden. Hij was ervan overtuigd dat de geoefende lezer dit zonder moeite kon begrijpen. Het was voor hem dus best schrikken toen ik de passage op het scherm toverde, het bleek nog niet zo makkelijk om de teksten te begrijpen!
Teksten vol met jargon
We komen tijdens onze trainingen veel documenten tegen die boordevol ambtelijke taal en jargon staan. Dat is helemaal niet gek: onze deelnemers zijn experts in hun vakgebied en houden zich dagelijks bezig met complexe materie. Voor hen is jargon alledaagse taal. Bovendien lijkt ambtelijke taal de boventoon te voeren op de werkvloer en nemen starters dit met meer of minder tegenzin over. Maar, het maakt het lezen en begrijpen van een tekst niet bepaald makkelijk. Neem nu de volgende inleidende zin voor een beleidsplan:
Middels de AVG-wetgeving wordt organisatie X verantwoordingsplicht opgelegd om aan te tonen dat aan de beginselen en verplichtingen van de volledige AVG wordt voldaan, waardoor het zaak is voor de organisatie om hier beleid voor op te stellen.
Misschien las je dit stuk twee keer om te begrijpen wat er staat. Of begrijp je nog steeds niet wat de schrijver precies bedoelt. Dat komt omdat dit stukje tekst vol staat met ‘lege woorden’ en passieve zinnen. Het gaat bijvoorbeeld over ‘de volledige AVG’, terwijl alleen ‘de AVG’ ook volstaat. Dit voorbeeld staat ook vol met passieve zinnen, zoals ‘wordt organisatie X verantwoordingsplicht opgelegd’ en ‘dat aan […] wordt voldaan’. Passieve zinnen komen we veel tegen in zakelijke teksten, terwijl veel lezers moeite hebben met zulke lange en vaak abstracte zinnen. De schrijver van deze voorbeeldzin had ook het volgende kunnen zeggen:
Als organisatie moeten we aantonen dat we de AVG-wetgeving goed toepassen. In deze notitie beschrijven wij hoe we dit doen.
Oefenen met herschrijven
Als je diep in de materie zit, kan het lastig zijn om deze lege woorden of passieve zinnen te herkennen. Onder andere daarom staan wij tijdens onze trainingen stil bij de lezer van deze teksten. Een stap die schrijvers nogal eens overslaan. Als je weet waar jouw publiek zich zorgen om maakt, of heilig van overtuigd is, kun je dit inzetten om jouw tekst voor hen begrijpelijk te maken. Tijdens de training oefenen deelnemers met het herschrijven van dit soort zinnen, zij merken vaak dan pas dat het best een puzzel kan zijn om te begrijpen wat de schrijver precies bedoelt.
Het kost al veel moeite om een voorbeeldzin zoals hierboven echt te kunnen begrijpen, laat staan wanneer dit om een rapport van 40 pagina’s gaat. Uit de oefening merken de deelnemers dat een kleine aanpassing in schrijfwerk veel kan opleveren. Heldere taal zorgt namelijk voor tijdswinst. Hoe fijn zou het zijn als het management snel de juiste beslissingen kan nemen omdat adviesrapporten kristalhelder zijn?
Einde dag was de groep het met elkaar eens, van (teveel) ambtelijk taalgebruik wil je wegblijven.