Geschreven door Kari
Misschien herken je het wel: je bent gevraagd om jouw project te komen presenteren voor het management. Je hebt dagen gewerkt aan een strakke PowerPoint en bent meer dan tevreden. Je tovert je presentatie op het scherm en kijkt naar je publiek, maar ziet dat niemand echt oplet. De één beantwoordt nog snel een mailtje, de ander kijkt ernstig naar haar telefoon en weer een ander haalt nog even gauw een kop koffie. Aarzelend begin je jouw presentatie: ‘Ik ga jullie meenemen in de ontwikkelingen in het verbetertraject waar we de afgelopen maanden mee bezig zijn geweest. Ik zal eerst ingaan op de aanleiding voor het traject, dan geef ik aan wat we tot nu toe hebben bereikt en hoe we dat hebben gedaan. Ik eindig met een overzicht van de issues die we de komende maanden gaan oppakken.’ Gedurende de presentatie lijkt het ook al niet beter te worden: de mail wordt nog steeds gecheckt en er gaat voortdurend een mobiele telefoon af. Aan het einde van je presentatie krijg je vragen die je allang hebt behandeld, je voelt je niet gehoord en vraagt je af hoe het nu verder moet met jouw project.
Vecht tegen prikkels met een goede start
Nu is het logisch dat je geïrriteerd raakt, want waarom luisteren ze niet naar je verhaal? Maar als je nog eens goed naar de inleiding van de presentatie kijkt, dan zul je zien dat het eigenlijk niet zo gek is dat je de aandacht van het publiek niet weet te pakken. Aandacht is namelijk een schaars goed in de huidige informatiesamenleving. Onze spanningsboog is schrikbarend kort en het aantal prikkels dat we op een dag verwerken zijn ontelbaar. Denk maar aan alle pop-ups, e-mails en push notificaties die we dagelijks van onze mobiele telefoon of smartwatch krijgen. Als presentator vecht je tegen al die prikkels om de aandacht van jouw publiek. Het goede nieuws? Met een goede start van je presentatie kun je dit gevecht toch winnen.
Leer van grootmeesters
Een goede introductie werkt namelijk fantastisch goed om de aandacht van je publiek te trekken. Maar hoe ziet zoiets eruit? De introductie hierboven is alleen een aankondiging dát je iets gaat vertellen. Dat is bijna een uitnodiging voor je publiek om nog even de laatste dingen af te ronden, want het echte verhaal is nog niet begonnen. Goede verhalen hoef je niet aan te kondigen! Martin Luther King opende zijn ‘I Have a Dream’ speech ook niet met de woorden ‘Ik ga jullie wat vertellen over…’ maar met een briljante verwijzing naar Lincolns ondertekening van de Emancipation Proclamation. (“Five score years ago, a great American, in whose symbolic shadow we stand today, signed the Emancipation Proclamation.”) Steve Jobs begon bij de lancering van de iPhone zijn verhaal niet met ‘Ik ga jullie meenemen in…’ maar met een schets van het belang van deze dag. (“This is a day, I have been looking forward to for two and a half years.”)
Jij start je presentatie dus ook niet met een aankondiging van je verhaal! Hoe dan wel? Tijdens onze presentatietraining leren we deelnemers om te starten met een anekdote of een verassende actualiteit. Soms hebben deelnemers dan alsnog de neiging om dit aan te kondigen: ‘Voordat ik jullie wat ga vertellen over het verbeterproject, wil ik beginnen met een actualiteit die aangeeft waarom het project zo belangrijk is.’ Maar na even oefenen beginnen ze direct bij de inhoud, zoals Martin Luther King en Steve Jobs dat ook deden. ‘Dit weekend hebben honderden mensen, zonder eten of drinken, op de grond van Amsterdam Centraal overnacht. Even verderop bij de Ziggo Dome konden duizenden gillende tienermeiden niet of met moeite thuiskomen. En dat alles kwam door één storing bij de treinverkeersleidingpost. Helaas zijn wij, net als ProRail, enorm afhankelijk van ons netwerk. Om te voorkomen dat onze klanten straks met lege handen staan moeten we nu al stappen ondernemen.’
Even wennen
Het is even wennen om een verhaal op die manier te starten, maar na een paar keer oefenen merken onze deelnemers dat het eigenlijk veel natuurlijker voelt. Bovendien lukte het nu wel om de aandacht van het publiek te trekken, niemand keek nog naar hun telefoon.
Nu denk je misschien: elke presentatie starten met een verhaal of anekdote, is dat niet wat tijdrovend? Gelukkig hoeft dat ook niet iedere keer: een krantenkop die de relevantie van jouw verhaal benadrukt, of een opmerking die iemand maakt bij binnenkomst, zijn ook fantastische openingen van een presentatie. Houd dus altijd je ogen en oren open: een gebeurtenis, opmerking of een nieuwtje kan zomaar de prikkelende introductie van jouw presentatie zijn!