Dit jaar doen we het anders!
“Willen jullie met ons een Storyboard maken voor onze nieuwe tweejarenstrategie?” mailde de directeur van een non-profit organisatie ons. Van zo’n vraag springt ons hart natuurlijk op. Wij helpen ook wel organisaties Storyboards voor jaarverslagen te maken en hebben gemerkt dat als je vooraf een goed gestructureerd verhaal hebt, waarbij alle doelstellingen en activiteiten een hecht geheel vormen het veel makkelijker en leuker is om aan het einde van de rit verslag te doen en verantwoording af te leggen.
In de praktijk komen werkplannen, jaarplannen, meerjarenstrategieën meestal tot stand onder hoge druk, terwijl de doelen van het lopende jaar nog behaald moeten worden. Het nieuwe plan wordt dan al snel een invuloefening. Op papier klopt het, de budgetten zijn weer verdeeld en iedereen heeft taken toebedeeld gekregen. Wat er mist is het verbindende verhaal, het verhaal over de noodzaak, de inspiratie. Wat er mist is ook een centrale boodschap die richting geeft aan het komende jaar: voor de klanten én voor de medewerkers.
Van een optelsom van behaalde aantallen…
Als dan de tijd is gekomen voor het jaarverslag blijkt het moeilijk om daar iets anders van te maken dan een opsomming van bijvoorbeeld behaalde aantallen. De verhalen die gedurende het jaar spontaan ontstonden zijn als los zand tussen de vingers geglipt. Noch de vertellers noch de luisteraars konden ze verbinden aan ‘het grotere verhaal’. Ja, de missie en de doelstellingen liggen er vaak wel, maar de missie is, oneerbiedig gezegd, vaak een tekst die zich goed op pen en koffiebeker laat zetten en de doelstellingen voelen zich vooral thuis in een spreadsheet. Zonder samenhangend, concreet en beeldend verhaal gaan ze niet leven en worden ze niet onthouden.
…naar een verhaal dat het hoofd en het hart raakt
Dat is wat de mensen in de organisatie moeten maken aan het begin van een nieuwe periode. En daar is het maken van een Storyboard een goed hulpmiddel bij. Net als bij het maken van een Storyboard voor een op zichzelf staand verhaal of presentatie, begint het ermee dat we samen stilstaan bij de mensen die je met het verhaal wilt bereiken. Klanten, medewerkers, subsidiegevers, de zogenaamde ‘stakeholders’; Wat drijft ze? Welke zorgen hebben ze? Waar dromen ze van? Wanneer zijn zij succesvol? Vervolgens denken we samen goed na hoe we hun leven bijvoorbeeld makkelijker, mooier, beter of succesvoller kunnen maken met ons werk. Wat zouden we ze kunnen beloven? We zijn dan al dicht bij de centrale boodschap van het Jaarplan of Werkplan, of bijvoorbeeld meerjarenstrategie: de clou van het verhaal. Als die er eenmaal staat moet het ook waargemaakt worden. Welke resultaten zijn er nodig om die belofte waar te maken? En wat is de belangrijkste? En wat moet er nog meer gebeuren en in welke volgorde? Zo ontstaat langzaam een spannende reisgids met pleisterplaatsen, vervoersmiddelen en highlights. We werken het uit tot in de details. Maar elk detail, elke activiteit, elk resultaat is steeds te herleiden tot de centrale belofte voor dat jaar. Het is een verhaal geworden dat je vertelt in een minuut, op hoofdlijnen. Maar je kunt het net zo goed uitspreken als een samenhangend en inspirerende startspeech van een uur.
Aan het einde van het jaar is het nu mogelijk om te bezien of de belofte is uitgekomen en wat er onderweg is gebeurd.
Onze harten sprongen dus flink op toen we werden uitgenodigd om, ver voordat de tekst er moest liggen, het MT van deze organisatie te helpen om hun eigen verhaal, hun eigen reisgids, te formuleren. We helpen ze daarbij door vragen te stellen, te luisteren, samen te vatten, weer vragen te stellen en zo, samen met hen een geweldig Storyboard voor een richtinggevend en aanstekelijk jaarplan te maken.