In theorie is een pakkende inleiding maken heel makkelijk. Eerst schets je een situatie die jouw publiek herkent en waar ze zich goed bij voelt. En daarna laat je het probleem zien waar je publiek, in die situatie, mee worstelt. In onze training Presenteren met een IJzersterk verhaal noemen we dat de Confrontatie. Je publiek voelt zich begrepen: het is altijd fijn als iemand onder woorden brengt wat nu precies je probleem is, en tegelijkertijd wil je meer dan ooit de oplossing horen: wat moet er dan precies gebeuren? Hoe komen we hier weer uit? En voilà: je publiek is aangehaakt, zit op het puntje van zijn stoel en wil niets liever dan dat jij je verhaal gaat doen.
De uitdaging: vat het probleem samen in één zin
Tot zover de theorie. Maar de praktijk is weerbarstiger. Onze deelnemers vinden het soms erg lastig om het probleem van hun publiek helder en vooral kort uit te leggen. Ze raken verstrikt in lange verhandelingen met voorbeelden van wat er precies verkeerd gaat, onderbouwd met complexe analyses van oorzaak-gevolgrelaties. Niet zo gek, want dat probleem hebben ze goed onderzocht en ze weten van haver tot gort wat er precies aan de hand is en hoe dat komt. Dus als we ze vragen om het hele probleem samen te vatten in één korte zin, dan kijken ze ons wanhopig aan: hoe doe je zoiets? Dat is in dit geval helemaal niet mogelijk!
Benoem eerst, analyseer later
Herkenbaar? Dan nu de oplossing. Je hoeft in jouw inleiding het probleem alleen maar te benoemen en niet te analyseren. De analyse komt verderop in je presentatie, vaak in de vorm van de onderbouwing van het verbetervoorstel. Dus zet alle ideeën over de oorzaken van het probleem even opzij; vaak werkt het goed om deze op losse post-its te noteren zodat je weet dat je ze niet ‘kwijt’ bent, maar alleen maar even bewaart tot het moment waarop je ze goed kunt gebruiken. Waar je op dit moment op moet focussen is het probleem zelf.
Het is niet jouw probleem, maar die van het publiek
En dan komt de tweede tip: ga om het probleem te beschrijven echt in de schoenen van je publiek staan. Vraag je bij een probleemformulering af: is dit waar mijn publiek echt wakker van ligt? Of vertel ik hier toch vooral mijn eigen probleem?
Een voorbeeld. Stel: jouw afdeling werkt samen met een extern bureau om maandelijks een rapportage uit te brengen over hoe alle verschillende online verkoopkanalen van je bedrijf hebben gepresteerd. Die samenwerking verloopt heel moeizaam: je moet bijna elke maand weer een nieuwe junior-adviseur van voren af aan briefen over wat er moet gebeuren, de rapportages bevatten daardoor geregeld fouten, en toezeggingen tot verbetering komt het bureau telkens niet na. Hoe breng je dit onder de aandacht van het senior management van je bedrijf? Zelf lig je het meest wakker van de beroerde samenwerking en van alle moeite die het kost om de maandelijkse rapportages uit te brengen. Maar de kans is groot dat het senior management snel afhaakt bij deze klaagzang en je adviseert om nog maar eens om tafel te gaan zitten en goede afspraken te maken.
Hoe ziet het probleem eruit als je het bekijkt vanuit het perspectief van het senior management? Het blijkt dat het externe bureau iedere maand meer uren factureert, en bovendien in onderhandeling is met Inkoop om het tarief te verhogen. Daar heb je een betere ingang om je publiek te interesseren: het maken van de maandelijkse rapportage kost inmiddels meer dan die rapportage oplevert aan inzichten en stuurinformatie. Als je het probleem op die manier hebt neergezet, zal je publiek direct geïnteresseerd zijn in een echte oplossing, bijvoorbeeld om die rapportage voortaan zelf te gaan maken.
We helpen je graag
Vind je het formuleren van een probleem ook lastig? Wil je met een van onze trainers aan de slag om te ervaren wat een sterke introductie kan betekenen voor jouw IJzersterke verhaal? Schrijf je dan in voor onze training IJzersterk presenteren of neem contact met ons op om 1-op-1 jouw verhaal te maken.